Buchungssätze: Geschäftsfälle richtig buchen
Was ein Buchungssatz ist, wie man einen Geschäftsfall liest und in fünf Schritten im Soll und Haben bucht, mit vier gelösten Beispielen und Umsatzsteuer.
Was ein Buchungssatz ist
Jeder Geschäftsfall wird zuerst im Grundbuch (Journal) erfasst, in zeitlicher Reihenfolge. Erst danach werden die Beträge auf die einzelnen Konten im Hauptbuch übertragen. Die Grundlage ist immer ein Beleg: eine Rechnung, eine Quittung, ein Kontoauszug. Der Grundsatz lautet: keine Buchung ohne Beleg.
Der Buchungssatz nennt:
- das Konto oder die Konten, die im Soll gebucht werden, mit Betrag;
- das Konto oder die Konten, die im Haben gebucht werden, mit Betrag;
- dazu Datum und Belegnummer.
Gesprochen und geschrieben wird er in der Form „Soll an Haben“: zuerst die Sollkonten, dann das Wort „an“, dann die Habenkonten. Beispiel: „Bank an Forderungen aLL 2.380 €“ bedeutet, dass 2.380 € im Soll des Kontos Bank und im Haben des Kontos Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gebucht werden.
Jeder Buchungssatz folgt der doppelten Buchführung: Die Summe der Sollbuchungen ist gleich der Summe der Habenbuchungen. Ein einfacher Buchungssatz hat ein Soll- und ein Habenkonto, ein zusammengesetzter Buchungssatz mehrere Konten auf einer oder beiden Seiten. Auf PractiBalance wird der Buchungssatz gebildet, indem Kontenkärtchen in die Spalten Soll und Haben gelegt und Beträge eingetragen werden; die Summenleiste zeigt sofort, ob beide Seiten übereinstimmen.
Einen Geschäftsfall lesen
Die meisten Fehler entstehen beim zu schnellen Lesen. Vor dem Buchen helfen vier Fragen:
- Welche Konten sind betroffen? Es sind immer mindestens zwei.
- Welche Art von Konto ist es? Aktivkonto, Passivkonto, Aufwandskonto oder Ertragskonto.
- Nimmt das Konto zu oder ab?
- Auf welcher Seite wird also gebucht?
Typische Formulierungen und ihre Konten:
| Formulierung | Übliches Konto |
|---|---|
| „auf Ziel“ (Verkauf) | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen |
| „auf Ziel“ (Einkauf) | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen |
| „per Banküberweisung“, „Lastschrift“ | Bank |
| „bar“ | Kasse |
| „zuzüglich 19 % USt“ beim Einkauf | Vorsteuer |
| „zuzüglich 19 % USt“ beim Verkauf | Umsatzsteuer |
| „Waren für den Weiterverkauf eingekauft“ | Aufwendungen für Waren |
Die fünf Schritte
- Konten bestimmen, die sich durch den Geschäftsfall verändern.
- Kontenart bestimmen: Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oder Ertragskonto.
- Zugang oder Abgang feststellen.
- Buchungsregeln anwenden: Aktivkonten und Aufwandskonten nehmen im Soll zu; Passivkonten, Eigenkapital und Ertragskonten im Haben. Die Begründung steht im Leitfaden Soll und Haben nach Kontenart.
- Beträge eintragen und prüfen, ob Soll und Haben gleich groß sind.
Gelöste Beispiele
Alle Beispiele folgen der deutschen Konvention dieser Website: Wareneinkäufe werden aufwandsorientiert gebucht, der Umsatzsteuersatz beträgt 19 %.
1. Gründung: Einlage des Inhabers
Der Inhaber zahlt 20.000 € aus seinem Privatvermögen auf das Geschäftskonto ein. Das Bankguthaben (Aktivkonto) nimmt zu, das Eigenkapital (Passivkonto) ebenfalls.
Buchungssatz: Bank an Eigenkapital 20.000 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Bank | 20.000 | |
| Eigenkapital | 20.000 |
2. Wareneinkauf auf Ziel
Einkauf von Waren für 1.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (190 €), zahlbar in 30 Tagen. Der Nettobetrag ist Aufwand, die Umsatzsteuer auf den Einkauf ist Vorsteuer, und dem Lieferanten wird der Bruttobetrag geschuldet.
Buchungssatz: Aufwendungen für Waren 1.000 €, Vorsteuer 190 € an Verbindlichkeiten aLL 1.190 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Aufwendungen für Waren | 1.000 | |
| Vorsteuer | 190 | |
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 1.190 |
3. Warenverkauf auf Ziel
Verkauf von Waren für 2.000 € netto zuzüglich 380 € Umsatzsteuer.
Buchungssatz: Forderungen aLL 2.380 € an Umsatzerlöse 2.000 €, Umsatzsteuer 380 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 2.380 | |
| Umsatzerlöse | 2.000 | |
| Umsatzsteuer | 380 |
4. Reparatur per Banküberweisung
Eine Maschinenreparatur über 500 € netto zuzüglich 95 € Umsatzsteuer wird sofort überwiesen.
Buchungssatz: Instandhaltung 500 €, Vorsteuer 95 € an Bank 595 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Instandhaltung | 500 | |
| Vorsteuer | 95 | |
| Bank | 595 |
Häufige Fehler
- Bruttobetrag als Aufwand oder Erlös buchen. Die Umsatzsteuer gehört immer auf Vorsteuer oder Umsatzsteuer.
- Vorsteuer und Umsatzsteuer verwechseln. Vorsteuer kommt beim Einkauf vor, Umsatzsteuer beim Verkauf.
- Anlagegüter als Aufwand buchen. Eine Maschine ist Anlagevermögen; nur ihre Abschreibung ist Aufwand.
- Privatentnahmen als Aufwand buchen. Entnahmen des Inhabers mindern das Eigenkapital über das Privatkonto, nicht den Gewinn.
- Anzahlungen von Kunden als Umsatz buchen. Sie sind bis zur Lieferung erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen.
Andere Konventionen
Die Regeln der doppelten Buchführung gelten überall, aber die Konten unterscheiden sich. In der US-Konvention (wie in amerikanischen Lehrbüchern) gibt es keine Umsatzsteuer im deutschen Sinn, sondern eine Verkaufssteuer (sales tax), die nur beim Verkauf an Endverbraucher erhoben wird; das Konto Cash umfasst auch das Bankguthaben, und Waren werden bestandsorientiert gebucht: Der Einkauf geht auf Inventory, und jeder Verkauf erfordert eine zweite Buchung des Wareneinsatzes (Cost of Goods Sold). Spanien und Frankreich arbeiten mit nummerierten Kontenplänen (PGC und PCG) und ebenfalls mit Umsatzsteuerkonten. Jede Aufgabe auf PractiBalance nennt ihre Annahmen über den Spalten.
Üben
Beginne mit Gründung, dann Einkauf und Verkauf. Wie die Beträge ins Hauptbuch gelangen, zeigt der Leitfaden T-Konten; unbekannte Begriffe stehen im Glossar.