T-Konten: Buchen im Hauptbuch und Kontenabschluss
Aufbau eines T-Kontos, Übertragung der Buchungssätze aus dem Grundbuch ins Hauptbuch, Saldieren und Abschließen eines Kontos, mit Beispiel.
Was ein T-Konto ist
Das T-Konto ist die einfachste Darstellung eines Kontos im Hauptbuch. Man zeichnet ein großes T, schreibt den Kontennamen darüber und nutzt die beiden Seiten:
- die linke Seite ist das Soll;
- die rechte Seite ist das Haben.
Jeder Betrag, der im Soll gebucht wird, steht links, jeder Habenbetrag rechts. Der Unterschied zwischen den beiden Seiten ist der Saldo. In der Praxis hat ein Konto Spalten für Datum, Belegnummer, Gegenkonto und laufenden Saldo, die Information ist aber dieselbe. Im Unterricht arbeitet man mit T-Konten, weil man auf einen Blick sieht, wie ein Saldo entsteht.
Vom Grundbuch ins Hauptbuch
Geschäftsfälle werden zuerst im Grundbuch als Buchungssätze erfasst. Danach wird jede Zeile eines Buchungssatzes auf das genannte Konto übertragen:
- Das Konto im Hauptbuch suchen (oder sein T zeichnen).
- Den Betrag auf derselben Seite eintragen wie im Buchungssatz: Sollbeträge ins Soll, Habenbeträge ins Haben.
- Daneben das Gegenkonto oder die Nummer des Buchungssatzes notieren, damit die Buchung nachvollziehbar bleibt.
- Das für jede Zeile wiederholen. Ein zusammengesetzter Buchungssatz mit drei Konten wird auf drei Konten gebucht.
Beim Übertragen wechselt die Seite nie. Lautet der Buchungssatz „Instandhaltung, Vorsteuer an Bank 595 €“, steht der Betrag von 595 € im Haben des Kontos Bank. Die Seite wird bei der Bildung des Buchungssatzes nach den Regeln für Soll und Haben entschieden; das Hauptbuch übernimmt sie nur.
Gelöstes Beispiel
Ein Handelsbetrieb bucht in seinem ersten Monat diese Geschäftsfälle (Beträge in Euro, 19 % Umsatzsteuer):
- Der Inhaber legt 20.000 auf das Bankkonto ein.
- Wareneinkauf auf Ziel: 1.000 netto, 190 Umsatzsteuer.
- Warenverkauf auf Ziel: 2.000 netto, 380 Umsatzsteuer.
- Eine Reparatur über 500 netto und 95 Umsatzsteuer wird überwiesen.
- Der Kunde überweist seine Rechnung (2.380).
- Die Lieferantenrechnung wird überwiesen (1.190).
Die Buchungssätze 1 bis 4 stehen im Leitfaden Buchungssätze. Hier die Buchungssätze 5 und 6.
Buchungssatz 5: Kunde zahlt
Bank an Forderungen aLL 2.380 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Bank | 2.380 | |
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 2.380 |
Buchungssatz 6: Lieferant wird bezahlt
Verbindlichkeiten aLL an Bank 1.190 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 1.190 | |
| Bank | 1.190 |
Das Konto Bank
Vier der sechs Buchungssätze berühren das Bankkonto. Im T-Konto stehen sie so (in Klammern die Nummer des Buchungssatzes, dahinter das Gegenkonto):
| Soll Bank | Haben Bank |
|---|---|
| (1) Eigenkapital 20.000 | (4) Instandhaltung, Vorsteuer 595 |
| (5) Forderungen aLL 2.380 | (6) Verbindlichkeiten aLL 1.190 |
| Summe 22.380 | Summe 1.785 |
Das Konto Verbindlichkeiten aLL
| Soll Verbindlichkeiten aLL | Haben Verbindlichkeiten aLL |
|---|---|
| (6) Bank 1.190 | (2) Aufwendungen für Waren, Vorsteuer 1.190 |
| Summe 1.190 | Summe 1.190 |
Den Saldo ermitteln
- Beide Seiten getrennt addieren.
- Die kleinere Summe von der größeren abziehen.
- Das Ergebnis ist der Saldo. Ist die Sollseite größer, spricht man von einem Sollsaldo, sonst von einem Habensaldo.
Für die Bank: 22.380 − 1.785 = 20.595 Sollsaldo, das Guthaben auf dem Konto. Für ein Aktivkonto ist das der Normalfall. Das Konto Verbindlichkeiten aLL hat gleiche Summen, sein Saldo ist null: Die Schuld ist vollständig bezahlt. Auch das Konto Forderungen aLL ist nach der Zahlung ausgeglichen.
Ein Konto abschließen
In deutschen Lehrbüchern wird jedes Konto am Ende des Geschäftsjahres förmlich abgeschlossen. Der Saldo wird auf der kleineren Seite eingetragen, damit beide Seiten dieselbe Summe zeigen; dann werden die Summen doppelt unterstrichen. Beim Bankkonto steht der Schlussbestand von 20.595 im Haben, beide Seiten ergeben 22.380.
Das Gegenkonto des Saldos hängt von der Kontenart ab:
- Bestandskonten werden über das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen: bei Aktivkonten „SBK an Bank 20.595 €“, bei Passivkonten umgekehrt.
- Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag) werden über das GuV-Konto abgeschlossen, das Privatkonto über das Eigenkapital (siehe Kontenabschluss).
Im neuen Jahr werden die Bestandskonten über das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) wieder eröffnet: Aktivkonten mit „Bank an EBK“, Passivkonten mit „EBK an Verbindlichkeiten aLL“. Der Anfangsbestand steht dann auf der Seite, auf der das Konto zunimmt.
T-Konten prüfen
- Die Summe aller Sollsalden muss der Summe aller Habensalden entsprechen; die Übersicht dazu ist die Summen- und Saldenliste.
- Die Summe aller Sollbuchungen im Hauptbuch entspricht der Summe aller Habenbuchungen, denn jeder Buchungssatz ist ausgeglichen.
- Ein Saldo auf der ungewöhnlichen Seite deutet oft auf einen Betrag auf der falschen Seite hin.
- Jeder Betrag braucht sein Gegenkonto oder seine Belegnummer; ein Betrag ohne Verweis lässt sich nicht prüfen.
Andere Konventionen
T-Konten werden in den USA (debit links, credit rechts), in Spanien (Debe und Haber) und in Frankreich (débit und crédit) genauso gezeichnet. In amerikanischen Lehrbüchern wird der Saldo meist nur berechnet, ohne das Konto förmlich abzuschließen; Spanien und Frankreich schließen die Erfolgskonten über ein Ergebniskonto ab (129 bzw. 12), das zugleich zum Eigenkapital gehört.
Üben
Die Aufgaben auf PractiBalance zeigen jeweils einen Buchungssatz; versuche die Bereiche Kasse und Bank und mehrstufige Fälle und zeichne die T-Konten auf Papier mit. Hauptbuch, Saldo und Gegenkonto stehen im Glossar.