Cuentas en T: pase al Mayor y cálculo del saldo
Cómo funciona una cuenta en T, cómo se pasan los asientos del Diario al Mayor y cómo se calcula y se cierra el saldo de una cuenta, con un ejemplo.
Qué es una cuenta en T
La cuenta en T es la representación más sencilla de una cuenta del libro Mayor. Se dibuja una T grande, se escribe el código y el nombre de la cuenta encima y se usan sus dos lados:
- el lado izquierdo es el Debe;
- el lado derecho es el Haber.
Cada cargo a la cuenta se anota a la izquierda y cada abono a la derecha. La diferencia entre las dos sumas es el saldo. Un Mayor real tiene columnas de fecha, número de asiento, concepto y saldo acumulado, pero contiene la misma información. En clase se usan las cuentas en T porque permiten ver de un vistazo cómo se forma un saldo.
Del Diario al Mayor: el pase
Las operaciones se registran primero en el libro Diario mediante asientos. El pase al Mayor consiste en trasladar cada línea de cada asiento a la cuenta que nombra:
- Localizar la cuenta en el Mayor (o dibujar su T).
- Anotar el importe en el mismo lado que en el asiento: un cargo va al Debe de la cuenta, un abono al Haber.
- Indicar al lado el número o la fecha del asiento para poder rastrearlo.
- Repetir con todas las líneas. Un asiento compuesto de tres líneas se pasa a tres cuentas.
El pase nunca cambia de lado. Si el asiento dice “abono a 572 por 605”, los 605 van al Haber de la 572, sea cual sea el tipo de cuenta. Las reglas del Debe y el Haber deciden el lado al redactar el asiento; el pase solo lo copia.
Ejemplo resuelto
Una empresa comercial registra estas operaciones en su primer mes (importes en euros, IVA del 21 %):
- La titular aporta 20.000 al banco.
- Compra mercaderías a crédito por 1.000 más 210 de IVA.
- Vende mercaderías a crédito por 2.000 más 420 de IVA.
- Paga por banco una reparación de 500 más 105 de IVA.
- Cobra por banco la factura del cliente (2.420).
- Paga por banco la factura del proveedor (1.210).
Los asientos 1 a 4 se explican en la guía de asientos contables. Estos son el 5 y el 6:
Asiento 5: cobro del cliente
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 2.420 | |
| 430 Clientes | 2.420 |
Asiento 6: pago al proveedor
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 1.210 | |
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 1.210 |
Pase a la cuenta 572
Cuatro de los seis asientos afectan al banco. En su cuenta en T quedan así (entre paréntesis, el número de asiento):
| 572 Bancos: Debe | 572 Bancos: Haber |
|---|---|
| (1) 20.000 | (4) 605 |
| (5) 2.420 | (6) 1.210 |
| Suma 22.420 | Suma 1.815 |
Pase a la cuenta 400
| 400 Proveedores: Debe | 400 Proveedores: Haber |
|---|---|
| (6) 1.210 | (2) 1.210 |
| Suma 1.210 | Suma 1.210 |
El cálculo del saldo
Para obtener el saldo de una cuenta en T:
- Se suma cada lado por separado.
- Se resta la suma menor de la mayor.
- El resultado es el saldo: deudor si el Debe es mayor, acreedor si lo es el Haber.
Para la 572: 22.420 − 1.815 = 20.605, saldo deudor, el dinero disponible en el banco. Es una cuenta de activo, así que el saldo deudor es el normal. La 400 tiene sumas iguales: su saldo es cero, la cuenta está saldada porque la deuda se ha pagado entera. La 430 también queda saldada tras el cobro.
Cerrar una cuenta
Para cerrar una cuenta al final del periodo se anota el saldo en el lado de menor suma, de modo que los dos lados sumen lo mismo, y se trazan dos líneas bajo los totales. En la 572 se escribe “Saldo 20.605” en el Haber; las dos columnas suman 22.420. Al abrir el periodo siguiente, el saldo se anota en el lado contrario, el Debe, como saldo inicial. Es solo una forma de presentarlo: el saldo sigue siendo deudor por 20.605.
En la contabilidad española, al final del ejercicio, el asiento de cierre salda todas las cuentas de balance (las de activo se abonan y las de pasivo y patrimonio neto se cargan) y el asiento de apertura del ejercicio siguiente las reabre con los mismos saldos.
Comprobar las cuentas en T
- La suma de todos los saldos deudores debe ser igual a la suma de todos los saldos acreedores; esa lista es el balance de comprobación.
- La suma de todos los Debe del Mayor debe ser igual a la suma de todos los Haber, porque cada asiento cuadra.
- Un saldo en el lado contrario al normal suele indicar un importe pasado al lado equivocado.
- Cada importe debe llevar la referencia de su asiento; un importe sin referencia no se puede comprobar.
Cuentas de balance y cuentas de gestión
Las cuentas de los grupos 1 a 5 son cuentas de balance: sus saldos pasan de un ejercicio al siguiente. Las de los grupos 6 y 7 son cuentas de gestión (gastos e ingresos): al cierre se saldan contra 129 Resultado del ejercicio, de modo que cada ejercicio empieza con ellas a cero (véase asientos de cierre).
Otras convenciones
Las cuentas en T se dibujan igual en los manuales estadounidenses (debit a la izquierda, credit a la derecha), franceses (débit y crédit) y alemanes (Soll y Haben). En Estados Unidos es habitual calcular el saldo sin cerrar la cuenta; en Alemania todas las cuentas se cierran: las de balance contra el Schlussbilanzkonto y las de gastos e ingresos contra la cuenta de pérdidas y ganancias (GuV-Konto).
Practicar
Los ejercicios de PractiBalance muestran un asiento cada vez; prueba las familias tesorería y operaciones de varios pasos y dibuja las cuentas en T en papel. Las definiciones de Mayor, pase y saldo están en el glosario.