Asientos contables: cómo registrar una operación
Qué es un asiento en el libro Diario, cómo leer el enunciado de una operación y los cinco pasos para registrarla con cuentas del PGC, con ejemplos.
Qué es un asiento
Un asiento es el registro de una operación de la empresa en el libro Diario, que recoge todas las operaciones por orden de fecha. Después, cada importe se traslada a su cuenta en el libro Mayor. Todo asiento indica:
- la fecha;
- las cuentas que se cargan (se anotan en el Debe) y sus importes;
- las cuentas que se abonan (se anotan en el Haber) y sus importes;
- una breve explicación que permita localizar el justificante: la factura, el recibo, el extracto bancario.
Todo asiento cumple el principio de partida doble: la suma del Debe es igual a la suma del Haber. Un asiento puede tener una cuenta en cada lado (asiento simple) o varias en uno o en los dos lados (asiento compuesto), pero las dos sumas coinciden siempre. En PractiBalance el asiento se construye colocando fichas de cuentas en las columnas Debe y Haber e indicando el importe de cada una; la barra de totales muestra si cuadra.
Cómo leer el enunciado
La mayoría de los errores se cometen al leer deprisa. Antes de pensar en cargos y abonos, conviene responder a tres preguntas con palabras sencillas:
- ¿Qué recibe la empresa? Dinero, una máquina, un servicio, mercaderías, un derecho de cobro.
- ¿Qué entrega o a qué se compromete? Dinero, una deuda con el proveedor, una parte de su capital.
- ¿Hay un gasto o un ingreso? Las compras de mercaderías, los servicios recibidos y los sueldos son gastos (grupo 6); las ventas y los servicios prestados son ingresos (grupo 7).
Algunas expresiones del enunciado apuntan directamente a una cuenta:
| Expresión | Cuenta habitual |
|---|---|
| “a crédito”, “con pago aplazado” (venta) | 430 Clientes |
| “a crédito”, “con pago aplazado” (compra de mercaderías) | 400 Proveedores |
| “por banco”, “mediante transferencia” | 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros |
| “en efectivo”, “al contado en metálico” | 570 Caja, euros |
| “compra de una máquina a crédito” | 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo |
| “IVA del 21 %” en una compra | 472 Hacienda Pública, IVA soportado |
| “IVA del 21 %” en una venta | 477 Hacienda Pública, IVA repercutido |
Los cinco pasos
- Identificar las cuentas que cambian. Siempre son al menos dos.
- Clasificarlas: activo, pasivo, patrimonio neto, gasto o ingreso. El número de la cuenta ayuda: el grupo 6 son gastos y el grupo 7 ingresos.
- Decidir si cada cuenta aumenta o disminuye.
- Aplicar las reglas de cargo y abono: el activo y los gastos aumentan en el Debe; el pasivo, el patrimonio neto y los ingresos aumentan en el Haber. La guía de reglas del Debe y el Haber explica por qué.
- Anotar los importes y comprobar que el Debe y el Haber suman lo mismo.
Ejemplos resueltos
Todos los ejemplos siguen el PGC con inventario periódico e IVA general del 21 %.
1. Inicio de la actividad
Ana, empresaria individual, ingresa 20.000 € de su patrimonio personal en la cuenta bancaria de su negocio. Aumenta un activo (el banco) y aumenta el patrimonio neto (el capital de la empresaria).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 20.000 | |
| 102 Capital | 20.000 |
La cuenta 102 corresponde a las empresas individuales; en una sociedad se usaría 100 Capital social.
2. Compra de mercaderías a crédito
Compra mercaderías por 1.000 € más un 21 % de IVA (210 €), con pago a 30 días. La compra se registra por su importe neto en 600, el IVA deducible en 472 y la deuda con el proveedor por el total de la factura.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 1.000 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 210 | |
| 400 Proveedores | 1.210 |
3. Venta de mercaderías a crédito
Vende mercaderías por 2.000 € más IVA (420 €). El cliente debe el total, la venta se registra por el neto y el IVA repercutido es una deuda con Hacienda.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 2.420 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 2.000 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 420 |
Con inventario periódico no se registra el coste de la mercadería vendida en cada venta: las existencias se ajustan al cierre con la cuenta 610.
4. Gasto pagado por banco
Paga por transferencia la reparación de una máquina: 500 € más IVA (105 €).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 622 Reparaciones y conservación | 500 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 105 | |
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 605 |
Errores frecuentes
- Registrar la venta o la compra por el importe con IVA. El IVA va siempre en su propia cuenta (472 o 477); 600 y 700 recogen el importe neto.
- Usar 400 para la compra de inmovilizado. El proveedor de una máquina o de un vehículo se registra en 523 (o 173 si el pago supera el año), no en 400.
- Cargar a gastos un bien que dura varios años. Una máquina es inmovilizado (213); solo su amortización anual es gasto.
- Registrar como ingreso un cobro anticipado. Lo cobrado antes de entregar el bien es un anticipo (438 Anticipos de clientes).
Otras convenciones
Las reglas de la partida doble son las mismas en todos los países, pero las cuentas cambian. En la convención estadounidense (US GAAP, como en los manuales de EE. UU.) no hay IVA sino un impuesto sobre las ventas que solo se cobra al consumidor final, la cuenta Cash incluye el dinero en el banco y el inventario es permanente: las compras de mercaderías se cargan a Inventory y cada venta lleva un segundo asiento que pasa el coste a Cost of Goods Sold. Cada ejercicio de PractiBalance indica sus supuestos encima de las columnas.
Practicar
Empieza por inicio de la actividad, sigue con compras y ventas, y consulta la guía de cuentas en T para ver cómo pasan los importes al Mayor. Los términos dudosos están en el glosario.