Écritures comptables : enregistrer une opération

Ce qu’est une écriture

Une écriture comptable enregistre une opération de l’entreprise dans le journal, qui reprend toutes les opérations dans l’ordre chronologique. Chaque montant est ensuite reporté dans son compte au grand livre. Toute écriture indique :

• la date ;
• le ou les comptes débités et leurs montants ;
• le ou les comptes crédités et leurs montants ;
• un libellé et la référence de la pièce justificative : facture, reçu, relevé bancaire.

Chaque écriture respecte le principe de la partie double : le total des débits est égal au total des crédits. Une écriture peut avoir un compte de chaque côté ou plusieurs comptes d’un côté ou des deux, mais les deux totaux sont toujours égaux. Sur PractiBalance, on construit l’écriture en plaçant des étiquettes de comptes dans les colonnes Débit et Crédit et en saisissant un montant pour chacune ; la barre des totaux indique si l’écriture est équilibrée.

Lire l’énoncé

La plupart des erreurs viennent d’une lecture trop rapide. Avant de penser débit et crédit, répondez à trois questions avec des mots simples :

1. Que reçoit l’entreprise ? De l’argent, une machine, des marchandises, un service, une créance sur un client ?
2. Que donne-t-elle ou à quoi s’engage-t-elle ? De l’argent, une dette envers un fournisseur, une part de son capital ?
3. Y a-t-il une charge ou un produit ? Les achats de marchandises, les services consommés et les salaires sont des charges (classe 6) ; les ventes et les prestations sont des produits (classe 7).

Certaines expressions de l’énoncé désignent directement un compte :

Expression	Compte habituel
« à crédit », « payable à 30 jours » (vente)	411 Clients
« à crédit » (achat de marchandises ou de services)	401 Fournisseurs
« à crédit » (achat d’une immobilisation)	404 Fournisseurs d’immobilisations
« par virement », « par chèque »	512 Banques
« en espèces »	53 Caisse
« TVA 20 % » sur un achat de biens ou de services	44566 TVA sur autres biens et services
« TVA 20 % » sur une vente	44571 TVA collectée

Les cinq étapes

1. Repérer les comptes concernés. Il y en a toujours au moins deux.
2. Les classer : actif, passif (capitaux propres ou dettes), charge ou produit. Le numéro aide : la classe 6 regroupe les charges, la classe 7 les produits.
3. Dire si chaque compte augmente ou diminue.
4. Appliquer les règles du débit et du crédit : l’actif et les charges augmentent au débit ; les capitaux propres, les dettes et les produits augmentent au crédit. Le guide des règles du débit et du crédit explique pourquoi.
5. Saisir les montants et vérifier que le total des débits égale le total des crédits.

Exemples corrigés

Les exemples suivent le PCG avec un inventaire intermittent et une TVA au taux normal de 20 %.

1. Apport de l’exploitant

Claire, entrepreneuse individuelle, verse 20 000 € de ses fonds personnels sur le compte bancaire de son entreprise. Un actif augmente (la banque) et les capitaux propres augmentent.

Compte	Débit	Crédit
512 Banques	20 000
101 Capital		20 000

Dans une société, l’apport des associés transite en principe par les comptes 456 Associés - Opérations sur le capital avant d’être constaté au compte 101.

2. Achat de marchandises à crédit

L’entreprise achète des marchandises pour 1 000 € HT, soit 200 € de TVA, payables à 30 jours. L’achat est enregistré pour son montant hors taxes au compte 607, la TVA déductible au 44566 et la dette envers le fournisseur pour le montant TTC.

Compte	Débit	Crédit
607 Achats de marchandises	1 000
44566 TVA sur autres biens et services	200
401 Fournisseurs		1 200

3. Vente de marchandises à crédit

Elle vend des marchandises pour 2 000 € HT, TVA 400 €. Le client doit le montant TTC, la vente est enregistrée hors taxes et la TVA collectée est une dette envers l’État.

Compte	Débit	Crédit
411 Clients	2 400
707 Ventes de marchandises		2 000
44571 TVA collectée		400

Avec l’inventaire intermittent, on n’enregistre pas le coût des marchandises vendues à chaque vente : le stock est régularisé à la clôture par le compte 6037.

4. Charge payée par banque

Elle règle par virement la réparation d’une machine : 500 € HT, TVA 100 €.

Compte	Débit	Crédit
615 Entretien et réparation	500
44566 TVA sur autres biens et services	100
512 Banques		600

Erreurs fréquentes

• Enregistrer l’achat ou la vente TTC. La TVA a toujours son propre compte ; 607 et 707 reçoivent le montant hors taxes.
• Utiliser 401 pour l’achat d’une immobilisation. Le fournisseur d’une machine ou d’un véhicule est enregistré au 404, et la TVA sur immobilisations au 44562.
• Passer en charge un bien durable. Une machine est une immobilisation (classe 2) ; seule sa dotation aux amortissements est une charge.
• Enregistrer en produit un acompte reçu. Une somme reçue avant la livraison est un acompte (4191 Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes).

Les autres conventions

Les règles de la partie double sont les mêmes partout, mais les comptes changent. Dans la convention américaine (US GAAP, comme dans les manuels des États-Unis), il n’y a pas de TVA mais une taxe sur les ventes perçue uniquement auprès du consommateur final, le compte Cash inclut l’argent en banque et l’inventaire est permanent : les achats de marchandises sont débités au compte de stock (Inventory) et chaque vente donne lieu à une seconde écriture qui constate le coût des ventes (Cost of Goods Sold). Chaque exercice de PractiBalance indique ses hypothèses au-dessus des colonnes.

S’entraîner

Commencez par création de l’entreprise, puis achats et ventes, et suivez les montants dans le grand livre avec le guide des comptes en T. Les termes inconnus sont dans le glossaire.