Reglas del Debe y el Haber por tipo de cuenta
Qué cuentas se cargan y cuáles se abonan para aumentar, el saldo normal de cada masa patrimonial y la ecuación contable, con ejemplos según el PGC.
Cargar y abonar
Toda cuenta tiene dos lados: el Debe, a la izquierda, y el Haber, a la derecha. Cargar (o adeudar) una cuenta es anotar un importe en su Debe; abonar una cuenta es anotarlo en su Haber. Ninguno de los dos términos significa por sí mismo “aumentar” o “disminuir”, ni “bueno” o “malo”: el efecto depende del tipo de cuenta. Una vez identificado el tipo, el lado se deduce de unas pocas reglas.
La ecuación contable
Todas las reglas se derivan de una igualdad:
Activo = Pasivo + Patrimonio neto
El activo son los bienes y derechos que controla la empresa (bancos, clientes, mercaderías, maquinaria). El pasivo son sus obligaciones con terceros (proveedores, bancos, Hacienda, Seguridad Social). El patrimonio neto es la parte que pertenece a los propietarios: el capital aportado, las reservas y el resultado.
Los gastos y los ingresos son variaciones del patrimonio neto: los ingresos lo aumentan y los gastos lo disminuyen. Por eso las cuentas de ingresos funcionan como el patrimonio neto (aumentan en el Haber) y las de gastos al revés (aumentan en el Debe).
Las reglas en una tabla
| Tipo de cuenta | Aumenta en | Disminuye en | Saldo normal |
|---|---|---|---|
| Activo (213 Maquinaria, 430 Clientes, 572 Bancos) | Debe | Haber | Deudor |
| Pasivo (400 Proveedores, 477 Hacienda Pública, IVA repercutido, 5200 Préstamos a corto plazo) | Haber | Debe | Acreedor |
| Patrimonio neto (100 Capital social, 102 Capital, 113 Reservas voluntarias) | Haber | Debe | Acreedor |
| Ingresos, grupo 7 (700 Ventas de mercaderías, 705 Prestaciones de servicios) | Haber | Debe | Acreedor |
| Gastos, grupo 6 (600 Compras de mercaderías, 640 Sueldos y salarios) | Debe | Haber | Deudor |
| Correctoras del activo (2813 Amortización acumulada de maquinaria, 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales) | Haber | Debe | Acreedor |
| Minoradoras de compras (606 Descuentos sobre compras por pronto pago, 608 Devoluciones de compras y operaciones similares) | Haber | Debe | Acreedor |
El número de la cuenta orienta, pero no basta: los grupos 4 y 5 contienen cuentas de activo (430, 472, 572) y de pasivo (400, 477, 5200). Hay que conocer cada cuenta.
El saldo normal
El saldo de una cuenta es la diferencia entre la suma de su Debe y la de su Haber. Es deudor si el Debe es mayor y acreedor si lo es el Haber. El saldo normal de una cuenta es el del lado en que aumenta: las cuentas de activo y de gastos tienen saldo deudor; las de pasivo, patrimonio neto e ingresos, saldo acreedor.
Un saldo en el lado contrario es una señal de alarma. La cuenta 400 Proveedores con saldo deudor indica que se ha pagado más de lo debido o que un importe se anotó en el lado equivocado. Algunos saldos anómalos son reales (un descubierto bancario), pero conviene revisarlos todos.
Ejemplos resueltos
1. Préstamo bancario a corto plazo
El banco concede un préstamo de 10.000 € a devolver en un año y lo ingresa en la cuenta corriente. Aumenta un activo (Debe) y aumenta un pasivo (Haber).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 10.000 | |
| 5200 Préstamos a corto plazo de entidades de crédito | 10.000 |
Si el plazo superara el año, la deuda se registraría en 170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito.
2. Pago a un proveedor
Se pagan por banco los 1.210 € que se debían a un proveedor de mercaderías. Disminuye un pasivo (Debe) y disminuye un activo (Haber).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400 Proveedores | 1.210 | |
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 1.210 |
3. Cobro de un cliente
Un cliente paga por transferencia una factura de 2.420 €. Un activo aumenta y otro disminuye; el total del activo no cambia.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 2.420 | |
| 430 Clientes | 2.420 |
No hay ingreso: la venta ya se registró cuando se emitió la factura.
4. Retirada de dinero por el titular
El empresario individual retira 500 € de la caja para gastos personales. No es un gasto de la empresa: es una retirada de recursos hacia el patrimonio personal del titular, y se carga a la cuenta 550.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 550 Titular de la explotación | 500 | |
| 570 Caja, euros | 500 |
Según el PGC, la cuenta 550 se abona por los bienes que el titular aporta y se carga por los que retira; al cierre, su saldo se traspasa a 102 Capital.
Por qué los ingresos se abonan
Las cuentas de los grupos 6 y 7 existen para medir el resultado del ejercicio. Durante el año acumulan los gastos y los ingresos por separado; al cierre, sus saldos se traspasan a 129 Resultado del ejercicio, una cuenta de patrimonio neto (véase la guía de asientos de cierre). Por eso un ingreso se comporta como un aumento del patrimonio neto y un gasto como una disminución.
Las mismas reglas en otras convenciones
Las reglas son idénticas en todas las convenciones de PractiBalance: en inglés se habla de debit y credit, en francés de débit y crédit, en alemán de Soll y Haben (con la notación “Soll an Haben”: “Bank an Forderungen aLL”). Cambian el plan de cuentas y algunas prácticas. En la convención estadounidense, con inventario permanente, las compras de mercaderías se cargan a una cuenta de activo (Inventory) en lugar de a un gasto, y el coste de lo vendido pasa a gasto en cada venta.
Practicar
Aplica las reglas en inicio de la actividad, tesorería y efectos y préstamos, y sigue los importes en las cuentas en T. Los términos saldo normal y cuenta correctora están en el glosario.