Balance de comprobación: qué demuestra y cómo hallar errores
Cómo se prepara el balance de comprobación de sumas y saldos, qué prueba que cuadre y qué no, y un método para localizar los errores que lo descuadran.
Qué es el balance de comprobación
El balance de comprobación es una relación de todas las cuentas del Mayor con sus importes en una fecha. En España se usa sobre todo el balance de comprobación de sumas y saldos, que muestra para cada cuenta:
- la suma del Debe y la suma del Haber, es decir, todo lo cargado y todo lo abonado;
- el saldo deudor o el saldo acreedor que resulta.
Si la contabilidad ha respetado la partida doble, la suma de todos los Debe coincide con la suma de todos los Haber, y la suma de los saldos deudores coincide con la de los saldos acreedores. El Código de Comercio exige que en el libro de Inventarios y Cuentas Anuales se transcriban, al menos trimestralmente, los balances de comprobación, por lo que es un documento habitual en la práctica española.
Al cierre se suele preparar antes de los asientos de ajuste (periodificación, amortización, variación de existencias) y después de ellos, como base de las cuentas anuales.
Ejemplo resuelto: sumas y saldos
Una empresa comercial registró seis operaciones en su primer mes: aportación de 20.000 al banco, compra a crédito de 1.000 más 210 de IVA, venta a crédito de 2.000 más 420 de IVA, reparación pagada por banco de 500 más 105 de IVA, cobro del cliente (2.420) y pago al proveedor (1.210). Las cuentas en T de la guía de cuentas en T dan este balance de sumas y saldos:
| Cuenta | Suma Debe | Suma Haber | Saldo deudor | Saldo acreedor |
|---|---|---|---|---|
| 102 Capital | 20.000 | 20.000 | ||
| 400 Proveedores | 1.210 | 1.210 | ||
| 430 Clientes | 2.420 | 2.420 | ||
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 315 | 315 | ||
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 420 | 420 | ||
| 572 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 22.420 | 1.815 | 20.605 | |
| 600 Compras de mercaderías | 1.000 | 1.000 | ||
| 622 Reparaciones y conservación | 500 | 500 | ||
| 700 Ventas de mercaderías | 2.000 | 2.000 | ||
| Totales | 27.865 | 27.865 | 22.420 | 22.420 |
Las cuentas se ordenan por su código. Las sumas (27.865) coinciden con el total de los seis asientos del Diario, lo que confirma que se ha pasado todo al Mayor.
Qué demuestra que cuadre
Que los totales coincidan demuestra que, en el Mayor, se ha cargado lo mismo que se ha abonado. Descarta errores mecánicos como pasar solo una línea de un asiento o sumar mal una cuenta.
Qué no demuestra
Un balance puede cuadrar y contener errores. Pasan inadvertidos los que mantienen la igualdad entre Debe y Haber:
- Omisión: una factura que no se ha contabilizado.
- Duplicidad: el mismo asiento registrado dos veces.
- Cuenta equivocada en el lado correcto: una reparación cargada a 621 Arrendamientos y cánones en lugar de a 622.
- Importe equivocado en los dos lados: una factura de 540 registrada como 450 en el cargo y en el abono.
- Asiento invertido: el cargo y el abono intercambiados.
- Errores compensados: dos errores independientes del mismo importe que se anulan.
Estos errores se detectan con otras comprobaciones: la conciliación bancaria, la confirmación de saldos con clientes y proveedores y la revisión de saldos poco razonables.
Errores que descuadran el balance
Si los totales no coinciden, ha ocurrido al menos una de estas cosas:
- se ha omitido o duplicado el pase de una línea;
- un importe se ha pasado al lado equivocado de una cuenta;
- un importe se ha copiado mal en un solo lado;
- se ha sumado mal una cuenta;
- un saldo se ha llevado a la columna equivocada o se ha olvidado.
Método para localizar el error
- Calcular la diferencia entre los totales.
- Buscar un importe igual a la diferencia: puede faltar el pase de esa línea.
- Dividir la diferencia entre 2: si coincide con un importe del Mayor, puede que se haya pasado al lado contrario, lo que descuadra por el doble.
- Dividir la diferencia entre 9: si es exacta, se busca una transposición (dos cifras intercambiadas, 1.210 escrito 1.120) o un desplazamiento de la coma (500 escrito 50). Ambos producen siempre una diferencia múltiplo de 9.
- Revisar el saldo normal de cada cuenta: un gasto con saldo acreedor o un proveedor con saldo deudor llaman la atención.
- Volver a sumar columnas y cuentas, y repasar el pase asiento por asiento.
Ejemplo: una transposición
Al pasar el asiento 2 se anotaron 1.120 en el Haber de 400 en lugar de 1.210. La cuenta 400 suma 1.210 en el Debe y 1.120 en el Haber, con un saldo deudor de 90:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Saldos deudores sin la cuenta 400 | 22.420 | |
| 400 Proveedores | 90 | |
| Saldos acreedores | 22.420 | |
| Totales | 22.510 | 22.420 |
La diferencia es 90 y 90 / 9 = 10: hay una transposición o un desplazamiento de cifras. Además, la cuenta 400 tiene un saldo deudor, contrario a su saldo normal. Las dos pistas llevan al pase del asiento 2.
Ejemplo: un error que el balance no ve
Si la reparación se hubiera cargado a 621, el balance cuadraría igualmente. Una vez descubierto, se corrige con un asiento:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 622 Reparaciones y conservación | 500 | |
| 621 Arrendamientos y cánones | 500 |
En otras convenciones
En Estados Unidos el trial balance suele mostrar solo los saldos, en dos columnas, y se prepara tres veces: sin ajustar, ajustado y después del cierre (post-closing, solo cuentas de balance). En Francia se llama balance des comptes y tiene las mismas columnas de sumas y saldos que en España; en Alemania, Summen- und Saldenliste.
Practicar
PractiBalance comprueba cada asiento antes de que llegue al Mayor, así que un descuadre como el del ejemplo no supera la corrección. Practica con operaciones de varios pasos y ajustes y cierre, y consulta el glosario si un término no te resulta claro.