Summen- und Saldenliste: Aussagekraft und Fehlersuche
Aufbau der Summen- und Saldenliste, was ihre Übereinstimmung beweist und was nicht, und wie man Schritt für Schritt die Fehler findet, die sie verursachen.
Was die Summen- und Saldenliste ist
Die Summen- und Saldenliste führt alle Konten des Hauptbuchs zu einem Stichtag auf. Für jedes Konto zeigt sie:
- die Summe der Sollbuchungen und die Summe der Habenbuchungen (Summenbilanz);
- den daraus folgenden Sollsaldo oder Habensaldo (Saldenbilanz).
Wurde nach den Regeln der doppelten Buchführung gebucht, sind die Summe aller Sollbuchungen und die Summe aller Habenbuchungen gleich, und ebenso die Summe der Sollsalden und die Summe der Habensalden. In der Praxis wird sie monatlich aus der Buchhaltung erstellt; im Unterricht ist sie die Grundlage der Hauptabschlussübersicht (Betriebsübersicht), die von den Salden über die vorbereitenden Abschlussbuchungen zur Schlussbilanz und zur GuV-Rechnung führt.
Gelöstes Beispiel
Ein Handelsbetrieb hat in seinem ersten Monat sechs Geschäftsfälle gebucht: Einlage von 20.000 auf das Bankkonto, Wareneinkauf auf Ziel über 1.000 netto (190 Umsatzsteuer), Warenverkauf auf Ziel über 2.000 netto (380 Umsatzsteuer), Reparatur per Überweisung über 500 netto (95 Umsatzsteuer), Zahlung des Kunden (2.380) und Zahlung an den Lieferanten (1.190). Die T-Konten aus dem Leitfaden T-Konten ergeben diese Liste:
| Konto | Summe Soll | Summe Haben | Saldo Soll | Saldo Haben |
|---|---|---|---|---|
| Bank | 22.380 | 1.785 | 20.595 | |
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 2.380 | 2.380 | ||
| Vorsteuer | 285 | 285 | ||
| Eigenkapital | 20.000 | 20.000 | ||
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 1.190 | 1.190 | ||
| Umsatzsteuer | 380 | 380 | ||
| Umsatzerlöse | 2.000 | 2.000 | ||
| Aufwendungen für Waren | 1.000 | 1.000 | ||
| Instandhaltung | 500 | 500 | ||
| Summe | 27.735 | 27.735 | 22.380 | 22.380 |
Die Summenspalten (27.735) entsprechen der Summe aller sechs Buchungssätze im Grundbuch. Damit ist auch geprüft, dass jede Buchung ins Hauptbuch übertragen wurde.
Was die Übereinstimmung beweist
Gleiche Summen beweisen, dass im Hauptbuch genauso viel im Soll wie im Haben gebucht wurde. Das schließt mechanische Fehler aus: eine nur einseitig übertragene Buchung oder ein falsch addiertes Konto.
Was sie nicht beweist
Eine Liste kann stimmen und trotzdem Fehler enthalten. Unentdeckt bleiben alle Fehler, bei denen Soll und Haben gleich bleiben:
- Vergessene Buchung: eine Rechnung, die nie gebucht wurde.
- Doppelte Buchung: derselbe Beleg zweimal gebucht.
- Falsches Konto auf der richtigen Seite: die Reparatur auf Mietaufwendungen statt auf Instandhaltung.
- Falscher Betrag auf beiden Seiten: 540 € in Soll und Haben als 450 € erfasst.
- Vertauschte Seiten: Soll- und Habenkonto verwechselt.
- Sich ausgleichende Fehler: zwei unabhängige Fehler gleicher Höhe.
Solche Fehler findet man mit anderen Kontrollen: Abstimmung mit den Kontoauszügen, Saldenbestätigungen von Kunden und Lieferanten, Durchsicht ungewöhnlicher Salden.
Fehler, die zu einer Differenz führen
Stimmen die Summen nicht, ist mindestens eines passiert:
- eine Zeile wurde nicht oder doppelt übertragen;
- ein Betrag steht auf der falschen Seite eines Kontos;
- ein Betrag wurde nur auf einer Seite falsch abgeschrieben;
- ein Konto wurde falsch addiert;
- ein Saldo wurde in die falsche Spalte übernommen oder vergessen.
So findet man den Fehler
- Differenz berechnen zwischen den beiden Summen.
- Nach einem Betrag in Höhe der Differenz suchen: Diese Zeile wurde vielleicht nicht übertragen.
- Die Differenz halbieren: Entspricht die Hälfte einem gebuchten Betrag, steht er vielleicht auf der falschen Seite; das verursacht die doppelte Differenz.
- Die Differenz durch 9 teilen: Geht die Division auf, liegt oft ein Zahlendreher (1.190 als 1.910 geschrieben) oder eine Kommaverschiebung (500 als 50) vor. Beide erzeugen immer eine durch 9 teilbare Differenz.
- Die Saldenseite jedes Kontos prüfen: Ein Aufwandskonto mit Habensaldo fällt auf.
- Neu addieren und die Übertragung Buchung für Buchung nachvollziehen.
Beispiel: ein Zahlendreher
Beim Übertragen von Buchungssatz 2 wurden im Haben des Kontos Verbindlichkeiten aLL 1.910 statt 1.190 eingetragen. Das Konto hat nun 1.190 im Soll und 1.910 im Haben, also einen Habensaldo von 720:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Sollsalden | 22.380 | |
| Habensalden ohne Verbindlichkeiten aLL | 22.380 | |
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 720 | |
| Summe | 22.380 | 23.100 |
Die Differenz beträgt 720, und 720 : 9 = 80: ein Zahlendreher ist wahrscheinlich. Außerdem sollte das Lieferantenkonto nach der Zahlung ausgeglichen sein. Beide Hinweise führen zur Übertragung von Buchungssatz 2.
Beispiel: ein Fehler, den die Liste nicht zeigt
Wäre die Reparatur auf Mietaufwendungen gebucht worden, stimmte die Liste trotzdem. Ist der Fehler gefunden, wird er umgebucht: Instandhaltung an Mietaufwendungen 500 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Instandhaltung | 500 | |
| Mietaufwendungen | 500 |
In anderen Konventionen
In den USA zeigt die trial balance meist nur die Salden in zwei Spalten; sie wird vor und nach den Abschlussbuchungen erstellt und nach dem Kontenabschluss noch einmal (post-closing, nur Bestandskonten). In Spanien heißt die Liste balance de comprobación de sumas y saldos, in Frankreich balance des comptes; beide haben dieselben Summen- und Saldenspalten wie in Deutschland.
Üben
PractiBalance prüft jeden Buchungssatz, bevor er ins Hauptbuch gelangt: Eine Differenz wie im Beispiel kommt durch die Prüfung nicht durch. Übe mit mehrstufigen Fällen und Abschlussbuchungen und schlage unklare Begriffe im Glossar nach.