Vorbereitende Abschlussbuchungen: Abgrenzung, Abschreibung

Warum abgegrenzt wird

Aufwendungen und Erträge gehören in das Geschäftsjahr, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurden, unabhängig vom Tag der Zahlung. Während des Jahres entsteht fast jede Buchung aus einem Beleg. Zum Jahresende haben sich aber manche Werte ohne neuen Beleg verändert: Eine im Oktober bezahlte Versicherung deckt Monate des Folgejahres ab, ein Darlehen hat Zinsen verursacht, die erst später gezahlt werden, eine Maschine wurde ein weiteres Jahr genutzt. Die vorbereitenden Abschlussbuchungen bringen die Konten auf den richtigen Stand, bevor die Konten abgeschlossen werden.

Die wichtigsten Fälle:

Fall	Zahlung	Aufwand oder Ertrag	Konto zum Jahresende
Aktive Rechnungsabgrenzung (transitorisch)	im alten Jahr	im neuen Jahr	Aktive Rechnungsabgrenzung
Passive Rechnungsabgrenzung (transitorisch)	im alten Jahr erhalten	Ertrag im neuen Jahr	Passive Rechnungsabgrenzung
Sonstige Verbindlichkeit (antizipativ)	im neuen Jahr	Aufwand im alten Jahr	Sonstige Verbindlichkeiten
Sonstige Forderung (antizipativ)	im neuen Jahr erhalten	Ertrag im alten Jahr	Sonstige Forderungen
Abschreibung	beim Kauf	über die Nutzungsdauer verteilt	Anlagekonto (direkte Abschreibung)

Transitorische Posten betreffen Zahlungen vor dem Abschlussstichtag, deren Aufwand oder Ertrag ins neue Jahr gehört. Antizipative Posten betreffen Aufwand oder Ertrag des alten Jahres, die erst im neuen Jahr bezahlt werden. Jede dieser Buchungen berührt ein Erfolgskonto und ein Bestandskonto, fast nie das Bankkonto: Taucht die Bank auf, handelt es sich eher um eine Zahlung als um eine Abgrenzung.

Gelöste Beispiele

Alle Beispiele beziehen sich auf ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet.

1. Abschreibung (direkt)

Eine am 2. Januar angeschaffte Maschine kostet 10.000 € netto, die Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre. Linear abgeschrieben ergibt das 10.000 : 5 = 2.000 € pro Jahr. In der deutschen Konvention dieser Website wird direkt abgeschrieben: Der Betrag mindert das Anlagekonto selbst.

Buchungssatz: Abschreibungen auf Sachanlagen an Maschinen 2.000 €.

Konto	Soll	Haben
Abschreibungen auf Sachanlagen	2.000
Maschinen		2.000

Das Konto Maschinen zeigt danach den Restbuchwert von 8.000 €. Im Jahr der Anschaffung wird zeitanteilig abgeschrieben, auf den Monat genau: Bei einem Kauf im April wären es 9/12 von 2.000 €, also 1.500 €.

2. Aktive Rechnungsabgrenzung: Versicherung im Voraus bezahlt

Am 1. Oktober wurde ein Jahresbeitrag von 1.200 € für eine Versicherung überwiesen und auf Versicherungsbeiträge gebucht. Neun der zwölf Monate gehören ins neue Jahr: 1.200 · 9 : 12 = 900 €.

Buchungssatz: Aktive Rechnungsabgrenzung an Versicherungsbeiträge 900 €.

Konto	Soll	Haben
Aktive Rechnungsabgrenzung	900
Versicherungsbeiträge		900

Der Aufwand des alten Jahres beträgt nun 300 €. Im neuen Jahr wird die Abgrenzung aufgelöst: „Versicherungsbeiträge an Aktive Rechnungsabgrenzung 900 €“.

3. Passive Rechnungsabgrenzung: Einnahme im Voraus

Am 1. November hat ein Kunde 3.000 € netto für sechs Monate Leistungen im Voraus bezahlt; der Betrag wurde auf Umsatzerlöse gebucht. Vier Monate gehören ins neue Jahr: 3.000 · 4 : 6 = 2.000 €.

Buchungssatz: Umsatzerlöse an Passive Rechnungsabgrenzung 2.000 €.

Konto	Soll	Haben
Umsatzerlöse	2.000
Passive Rechnungsabgrenzung		2.000

Der Ertrag des alten Jahres beträgt 1.000 €. Die Umsatzsteuer ist bereits gebucht und wird von der Abgrenzung nicht berührt.

4. Sonstige Verbindlichkeiten: Zinsen für das alte Jahr

Ein Bankdarlehen verursacht Zinsen, die erst am 31. März gezahlt werden. Bis zum 31. Dezember sind 300 € Zinsen angefallen.

Buchungssatz: Zinsaufwendungen an Sonstige Verbindlichkeiten 300 €.

Konto	Soll	Haben
Zinsaufwendungen	300
Sonstige Verbindlichkeiten		300

Bei der Zahlung im März wird die sonstige Verbindlichkeit ausgeglichen; als Aufwand des neuen Jahres bleibt nur der Zinsanteil ab Januar. Ebenso werden die im Januar gezahlten Dezemberlöhne gebucht: „Löhne und Gehälter an Sonstige Verbindlichkeiten“. Ist eine Schuld dem Grunde oder der Höhe nach noch ungewiss, etwa die Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses, wird stattdessen eine Rückstellung gebildet.

Zwei Wege bei Vorauszahlungen

In Deutschland und in den deutschen Aufgaben auf PractiBalance wird eine Vorauszahlung zuerst als Aufwand gebucht und zum Jahresende der Anteil des Folgejahres abgegrenzt, wie im Beispiel 2. Amerikanische Lehrbücher gehen oft umgekehrt vor: Die Zahlung wird auf ein Aktivkonto (Prepaid Insurance) gebucht und zum Jahresende wird der verbrauchte Teil in den Aufwand umgebucht. Nach der Abgrenzung sind die Salden gleich (300 € Aufwand, 900 € aktiver Posten); nur die Abschlussbuchung unterscheidet sich. Der Aufgabentext sagt, welches Konto bei der Zahlung verwendet wurde.

Unterschiede zwischen den Konventionen

• USA: Die Abschreibung wird indirekt gebucht, im Haben eines Wertberichtigungskontos (Accumulated Depreciation); die Maschine bleibt mit den Anschaffungskosten stehen.
• Spanien (PGC): ebenfalls indirekt, „681 an 2813“; Abgrenzungen über 480 Gastos anticipados und 485 Ingresos anticipados.
• Frankreich (PCG): indirekt, „68112 an 28154“; Abgrenzungen über 486 Charges constatées d’avance und 487 Produits constatés d’avance.

Checkliste vor dem Abschluss

• Sind alle Anlagegüter abgeschrieben, zeitanteilig im Anschaffungsjahr?
• Sind Vorauszahlungen für das Folgejahr aktiv abgegrenzt?
• Sind im Voraus erhaltene Erträge passiv abgegrenzt?
• Sind Zinsen, Löhne und andere Aufwendungen des alten Jahres als sonstige Verbindlichkeiten erfasst?
• Sind ungewisse Verbindlichkeiten als Rückstellungen gebucht?
• Ist die Bestandsveränderung der Waren gebucht?

Üben

Übe mit dem Bereich Abschlussbuchungen und den Abschreibungen unter Anlagevermögen. Wie es danach weitergeht, zeigt der Leitfaden Kontenabschluss; Begriffe wie Rechnungsabgrenzung und Restbuchwert stehen im Glossar.