La balance : ce qu’elle prouve, comment trouver les erreurs

Ce qu’est la balance

La balance des comptes (ou balance générale) est la liste de tous les comptes du grand livre à une date donnée. Pour chaque compte, elle indique en général :

• le total des mouvements au débit et le total des mouvements au crédit ;
• le solde débiteur ou le solde créditeur qui en résulte.

Si la comptabilité a respecté la partie double, le total des débits égale le total des crédits, et le total des soldes débiteurs égale le total des soldes créditeurs. À côté de la balance générale, on établit aussi des balances auxiliaires pour les comptes de tiers, par exemple une balance clients qui détaille le compte 411 client par client.

On établit la balance avant et après les écritures d’inventaire (amortissements, régularisations, variation des stocks) ; la balance définitive sert de base au bilan et au compte de résultat.

Exemple corrigé : mouvements et soldes

Une entreprise commerciale a enregistré six opérations pendant son premier mois : apport de 20 000 en banque, achat à crédit de 1 000 HT (TVA 200), vente à crédit de 2 000 HT (TVA 400), réparation payée par banque de 500 HT (TVA 100), encaissement du client (2 400) et règlement du fournisseur (1 200). Les comptes en T du guide des comptes en T donnent cette balance :

Compte	Mouvements débit	Mouvements crédit	Solde débiteur	Solde créditeur
101 Capital		20 000		20 000
401 Fournisseurs	1 200	1 200
411 Clients	2 400	2 400
44566 TVA sur autres biens et services	300		300
44571 TVA collectée		400		400
512 Banques	22 400	1 800	20 600
607 Achats de marchandises	1 000		1 000
615 Entretien et réparation	500		500
707 Ventes de marchandises		2 000		2 000
Totaux	27 800	27 800	22 400	22 400

Les comptes sont classés par numéro. Le total des mouvements (27 800) est égal au total des six écritures du journal, ce qui confirme que tout a été reporté.

Ce que prouve l’équilibre

Des totaux égaux prouvent que, dans le grand livre, on a débité autant qu’on a crédité. Cela écarte les erreurs mécaniques : une ligne d’écriture non reportée, une addition fausse dans un compte.

Ce qu’il ne prouve pas

Une balance peut être équilibrée et contenir des erreurs. Passent inaperçues toutes celles qui conservent l’égalité des débits et des crédits :

• Omission : une facture jamais enregistrée.
• Double emploi : la même écriture passée deux fois.
• Erreur d’imputation : une réparation débitée au 613 Locations au lieu du 615, du bon côté mais dans le mauvais compte.
• Montant erroné des deux côtés : une facture de 540 saisie 450 au débit et au crédit.
• Écriture inversée : débit et crédit permutés.
• Erreurs qui se compensent : deux erreurs indépendantes du même montant.

On les détecte par d’autres contrôles : rapprochement bancaire, lettrage et relevés des comptes de tiers, revue des soldes qui paraissent anormaux.

Les erreurs qui déséquilibrent la balance

Si les totaux diffèrent, au moins l’un des cas suivants s’est produit :

• une ligne n’a pas été reportée, ou l’a été deux fois ;
• un montant a été reporté du mauvais côté d’un compte ;
• un montant a été recopié de travers d’un seul côté ;
• un compte a été mal additionné ;
• un solde a été porté dans la mauvaise colonne ou oublié.

Méthode pour trouver l’erreur

1. Calculer l’écart entre les deux totaux.
2. Chercher un montant égal à l’écart : une ligne de ce montant n’a peut-être pas été reportée.
3. Diviser l’écart par 2 : si le résultat correspond à un montant du grand livre, il a peut-être été reporté du mauvais côté, ce qui crée un écart double.
4. Diviser l’écart par 9 : si la division tombe juste, chercher une inversion de chiffres (1 200 écrit 1 020) ou un glissement de virgule (500 écrit 50). Ces deux erreurs donnent toujours un écart multiple de 9.
5. Vérifier le solde normal de chaque compte : une charge créditrice ou un fournisseur débiteur attire l’attention.
6. Refaire les additions des colonnes et des comptes, puis reprendre le report écriture par écriture.

Exemple : une inversion de chiffres

Lors du report de l’écriture 2, on a inscrit 1 020 au crédit du 401 au lieu de 1 200. Le 401 totalise 1 200 au débit et 1 020 au crédit, soit un solde débiteur de 180 :

Compte	Débit	Crédit
Soldes débiteurs hors compte 401	22 400
401 Fournisseurs	180
Soldes créditeurs		22 400
Totaux	22 580	22 400

L’écart est de 180, et 180 / 9 = 20 : une inversion ou un glissement est probable. De plus, le 401 est débiteur, à l’opposé de son solde normal. Les deux indices mènent au report de l’écriture 2.

Exemple : une erreur que la balance ne voit pas

Si la réparation avait été imputée au 613, la balance serait tout de même équilibrée. Une fois l’erreur trouvée, on la corrige par une écriture :

Compte	Débit	Crédit
615 Entretien et réparation	500
613 Locations		500

Dans les autres conventions

Aux États-Unis, le trial balance ne présente souvent que les soldes, sur deux colonnes, et on l’établit trois fois : avant régularisation, après régularisation et après clôture (post-closing, comptes de bilan seulement). En Espagne, on parle de balance de comprobación de sumas y saldos, avec les mêmes colonnes qu’en France ; en Allemagne, de Summen- und Saldenliste.

S’entraîner

PractiBalance vérifie chaque écriture avant qu’elle n’atteigne le grand livre : un écart comme celui de l’exemple ne passe pas le correcteur. Entraînez-vous avec les opérations en plusieurs étapes et les écritures d’inventaire et de clôture, et consultez le glossaire au besoin.