Umsatzsteuer buchen: Vorsteuer, Umsatzsteuer, Zahllast
Wie Vorsteuer und Umsatzsteuer gebucht werden, wie man die Zahllast ermittelt und bezahlt und worin sich die US-Sales-Tax davon unterscheidet.
Das Prinzip der Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) wird auf jeder Stufe der Wertschöpfung erhoben, aber jedes Unternehmen führt nur die Steuer auf den Mehrwert ab, den es selbst schafft:
- Beim Verkauf stellt das Unternehmen dem Kunden die Umsatzsteuer zusätzlich zum Nettopreis in Rechnung. Diese Steuer schuldet es dem Finanzamt: Sie wird im Haben des Passivkontos Umsatzsteuer gebucht.
- Beim Einkauf von Waren und Leistungen für das Unternehmen zahlt es Umsatzsteuer an den Lieferanten. Diese Vorsteuer kann es in der Regel vom Finanzamt zurückfordern: Sie wird im Soll des Aktivkontos Vorsteuer gebucht.
- In der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer verrechnet. Ist die Umsatzsteuer höher, ergibt sich eine Zahllast, die an das Finanzamt überwiesen wird; ist die Vorsteuer höher, entsteht ein Vorsteuerüberhang, der erstattet wird.
Für ein Unternehmen mit Vorsteuerabzug ist die Umsatzsteuer weder Aufwand noch Ertrag. Einkäufe und Verkäufe werden netto gebucht, die Steuer auf eigenen Konten. Der allgemeine Steuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte 7 %. Die Voranmeldung ist je nach Höhe der Steuer monatlich oder vierteljährlich abzugeben, grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums. Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und haben keinen Vorsteuerabzug.
Gelöste Beispiele
1. Wareneinkauf auf Ziel
Waren für 1.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (190 €), zahlbar in 30 Tagen.
Buchungssatz: Aufwendungen für Waren 1.000 €, Vorsteuer 190 € an Verbindlichkeiten aLL 1.190 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Aufwendungen für Waren | 1.000 | |
| Vorsteuer | 190 | |
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 1.190 |
Dem Lieferanten wird der Bruttobetrag geschuldet. Beim Kauf einer Maschine stünde im Soll das Konto Maschinen; die Vorsteuer wird genauso gebucht.
2. Warenverkauf auf Ziel
Waren für 3.000 € netto zuzüglich 570 € Umsatzsteuer.
Buchungssatz: Forderungen aLL 3.570 € an Umsatzerlöse 3.000 €, Umsatzsteuer 570 €.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 3.570 | |
| Umsatzerlöse | 3.000 | |
| Umsatzsteuer | 570 |
Der Erlös ist der Nettopreis von 3.000 €. Die 570 € kassiert das Unternehmen für das Finanzamt.
3. Zahllast ermitteln und bezahlen
Am Ende des Voranmeldungszeitraums stehen 570 € Umsatzsteuer und 190 € Vorsteuer auf den Konten. Die Vorsteuer wird auf das Umsatzsteuerkonto übertragen („Umsatzsteuer an Vorsteuer 190 €“); der verbleibende Saldo von 380 € ist die Zahllast, die überwiesen wird („Umsatzsteuer an Bank 380 €“). Zusammengefasst:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer | 570 | |
| Vorsteuer | 190 | |
| Bank | 380 |
Auf PractiBalance wird auch akzeptiert, die Zahllast zuerst auf ein Verbindlichkeitskonto (Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden oder Sonstige Verbindlichkeiten) umzubuchen und sie dann zu bezahlen: Das Zwischenkonto wird im Soll und im Haben mit demselben Betrag gebucht und fällt im Ergebnis weg.
Vorsteuerüberhang. Betragen die Vorsteuer 700 € und die Umsatzsteuer 570 €, wird „Umsatzsteuer an Vorsteuer 570 €“ gebucht. Auf dem Vorsteuerkonto bleiben 130 € als Forderung gegenüber dem Finanzamt; bei der Erstattung wird „Bank an Vorsteuer 130 €“ gebucht.
Zum Jahresende wird eine noch nicht bezahlte Zahllast als Verbindlichkeit in die Schlussbilanz übernommen, etwa mit „Umsatzsteuer an SBK“.
Der Unterschied zu den USA: die Sales Tax
Die USA haben keine Umsatzsteuer im europäischen Sinn. Die Bundesstaaten und viele Gemeinden erheben eine Verkaufssteuer (sales tax), die nur einmal anfällt, beim Verkauf an den Endverbraucher, mit unterschiedlichen Sätzen je nach Ort. Das ändert die Buchungen:
- Beim Verkauf kassiert der Verkäufer die Steuer und schuldet sie dem Staat: Sie wird im Haben von Sales Tax Payable gebucht, einem Passivkonto wie die Umsatzsteuer.
- Einkäufe zum Weiterverkauf sind in der Regel steuerfrei (der Käufer legt eine Wiederverkaufsbescheinigung vor); der Händler zahlt also keine Steuer auf seine Waren.
- Bei Einkäufen für den eigenen Gebrauch ist die gezahlte Steuer nicht erstattungsfähig: Sie gehört zu den Anschaffungskosten. Die Sales Tax auf eine Maschine wird auf Equipment gebucht. Ein Vorsteuerkonto gibt es nicht.
4. Ein Verkauf mit Sales Tax
Ein Geschäft verkauft Waren für 1.000 Dollar auf Ziel in einem Bundesstaat mit 6 % Sales Tax.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Accounts Receivable | 1.060 | |
| Sales Revenue | 1.000 | |
| Sales Tax Payable | 60 |
Weil in der US-Konvention bestandsorientiert gebucht wird, bucht eine zweite Buchung den Wareneinsatz von Inventory auf Cost of Goods Sold. Bei der Abführung der Steuer wird Sales Tax Payable im Soll und Cash im Haben gebucht.
Häufige Fehler
- Den Bruttobetrag auf Aufwendungen für Waren oder Umsatzerlöse buchen.
- Abziehbare Vorsteuer als Aufwand buchen.
- Die Konten verwechseln: Vorsteuer gehört zum Einkauf (Soll), Umsatzsteuer zum Verkauf (Haben); bei der Verrechnung kehren sich die Seiten um.
- Vergessen, dass Kunden und Lieferanten mit dem Bruttobetrag gebucht werden.
Andere Konventionen mit Umsatzsteuer
In Spanien (IVA, 21 %) heißen die Konten 472 Hacienda Pública, IVA soportado und 477 Hacienda Pública, IVA repercutido; die Zahllast steht in 4750, ein Überhang in 4700. In Frankreich (TVA, 20 %) wird die Vorsteuer auf 44566 gebucht, bei Anlagegütern auf 44562, die Umsatzsteuer auf 44571 und die Zahllast auf 44551 TVA à décaisser.
Üben
Übe die Umsatzsteuer in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Anlagevermögen. Der Leitfaden Buchungssätze wiederholt die Grundlagen, und das Glossar erklärt Vorsteuer, Umsatzsteuer und Zahllast.